2018. szeptember 15. az első TEDxGyőr konferencia dátuma, ami immáron történelem. 9 ember álma valósult meg ezzel a rendezvénnyel Győrben. Nyakig benne voltam a szervezésben az elejétől a végéig, és ugyan rengeteg munkát jelentett, de minden percét élveztem.

Tudni kell, hogy a TED minden esetben civil kezdeményezés és teljesen non-profit jellegű tevékenység, így pénz aligha, dicsőség és elismerés viszont annál több érheti az embert.

A TED számomra az önképzés legmagasabb szintje. Minden héten megnézek minimum 2-3 előadást az éppen aktuális témából ami foglalkoztat. Kicsit gyakorlom az angolt, új gondolatok merülnek fel bennem, és más nézőpontból látom a problémákat.

Mindenképpen érdemes ellátogatnod a www.ted.com oldalra, hiszen ide minden előadás felkerül. A cikk írásának pillanatában (2018.10.04.) még nem készültek el a TEDxGyőr közzétehető anyagai, de ez hamarosan várható, így azokat is publikálni fogjuk.

Mi volt a motivációm?

Sok előadást hallottam és rengeteget tanultam. Szerettem volna egy olyan rendezvényt, ami a tudást helyezi előtérbe. Győr városában eddig még nem szervezett senki TEDx-et, már itt volt az ideje.

Hogyan kerültem a szervezőgárdába?

Gyorsan! A két főszervező és kurátor, Kalmárné Hollósi Erika és Lósz József vontak be a még nagyon alakulófélben lévő csapathoz. Ahogy emlékszem, nem sokat gondolkodtam, tudtam, hogy ez kell nekem.

Fő feladatunk az online marketing, a webes támogatás, és a print anyagok elkészítése volt.
Mindent a nulláról kezdtünk, hiszen a városban még nem volt TEDxGyőr rendezvény, így a brand még nem volt ott a fejekben.

A TEDxGyőr csapat. A teljes szervezőgárda és az önkéntesek.

A marketing terv

Első körben a lelkesedés fűtött minket, még nem láttuk az ezzel járó nehézségeket, viszont láttuk a célt. Marketing terv az volt, hogy el kell adni a jegyeket mind egy szálig, amilyen gyorsan csak lehet, vagyis semmiféle terv nem volt.

Első tanulság: Bármilyen erősnek érzel egy brandet (pl. TED), nem lehetsz biztos a sikerben. Attól hogy te jól ismered, ugyanez még nem mondható el a legtöbb emberről. Szponzorok keresésekor kellett rájönnünk, hogy a megkérdezett cégek (nagy és kicsi egyaránt) vezetőinek 80%-a nem hallott még a TEDx konferenciákról. Ez nem feltétlen probléma, csak egy érdekes adalék.

Mindig végezz piackutatást, mielőtt valami új szolgáltatásba, rendezvény szervezésébe teszed az idődet!

Alapvetések

• Tudtam, hogy időben el kell kezdeni a kampányt, ha a 100 db jegyet el akarjuk adni 9.000 Ft-os áron.
• Hirdetési soron nem terveztünk költséget, ami mindig nagy kihívás.
• Minden magára adó marketinges ma az elsődlegesen és legjobban működő csatornának a saját közösségét teszi, teljes joggal. Mi is ezen az úton indultunk el. Irány a Facebook!
• Célcsoport az önfejlesztés az élethosszig való tanulás iránt érdeklődők 18-70 évig. (A TEDx licenszben szerepel, hogy lehetőleg a generációk mindegyike képviseltesse magát a nézők sorában)

Eredmény

• 3 hónap tömény és folyamatos építkezés
• 13 nap alatt elkelt 100 db jegy
• zárás után is folyamatos érdeklődés

Konklúzió

• sikerült elérni a célközönségünket és hirdetés nélkül értékesíteni a jegyeket
• sikerült igényt támasztani az esemény iránt és bevezetni a brandet Győrbe

TEDxGyőr előadói és az atmoszféra is, fantasztikus volt.

A lényeg viszont az út!

Csupa tapasztalat lesz, így aki épp eseményt szervez, illetve készül szervezni tanulságos lesz, hogy

• mik voltak a legsikeresebb posztok,
• mik voltak a legtöbb reakciót kiváltó posztok
• mik voltak értékesítés szempontjából a fő mérföldkövek.

Nem célravezető hűbele Balázs módjára belevágni, és bízni benne, hogy úgyis megveszik a jegyeket, mert miért is vásárolnák?! A célravezető: a folyamatos munka és következetes építkezés. Ki fogod tapasztalni, mivel tudod a követőket megfogni. Az érdeklődést fel kell kelteni és meg is kell tartani egészen az értékesítésig.

Könnyebbséget jelentett, hogy nem kellett egyeztetnem arról, mit, mikor és miért kommunikálok. Amit kigondoltam, általában az gyorsan meg is valósult. Ez egy ideális állapot, az ügyfeleknél általában nem így működik, hiszen együtt kell működni az alvállalkozókkal és a megrendelővel is.

Döntsd el, hogyan építed fel a kampányt!

Nekem egy teljesen új követői bázist kellett felépíteni. Ha neked ilyen már van, akkor csak el kell kezdeni aktivizálni a követőtábort, ha nincs, építkezz minél előbb!

TEDxGyőr követőinek alakulása

Start: 2018. június 3., amikor létrehoztuk a Facebook oldalt. Más csatornán nem kommunikáltuk, mert szerettem volna elkerülni a szétaprózódást. A következő évben egy Instagram csatornával fogom bővíteni a kommunikációt.

1. Készíts publikációs naptárat!

Minden jó kampány mögött egy jól kidolgozott terv van. Első körben nekem nem volt, de pótoltam, ami időben többszörösen megtérült.

Terv szerint minden munkanapra jutott egy poszt, de néha, ha volt egy jónak tűnő ötletem, akkor hétvégén sem fogtam vissza magam.

Minden hétre terveztem:

• egy érdekességet a TEDx világából,
• egy aktualitással kapcsolatos posztot,
• egy közvetlen a rendezvénnyel kapcsolatos hírt,
• egy motivációs posztot,
• szavazós posztot.

Később ez kiegészült az előadók és előadásaik bemutatásával (8 előadó) kedden és csütörtökön, illetve az önkéntesek bemutatásával, hármasával (15 önkéntes).
Nézzük meg részletesebben!

Gondolom te is a telt házas rendezvényeket szereted, főleg ha te rendezed!

2. Poszt témák, amikkel operáltam és neked is jól fog jönni a kampányban:

Ha bármi kreatívot készítesz, bármit posztolsz a képen a videón legyen ott a logód és kb. hasonló arculattal készítsd őket. Hiszek a brand erejében és ha azonos arculattal jelennek meg a posztjaid, nagyobb figyelmet érsz el velük a közösségedben, mert ne feledd szórakoztatnod kell. Mindig a kutyás, cicás, babás, családi képekkel versengsz a figyelemért ezért fontos hogy kitűnj valamivel. Tehát a posztok:

1. Szavazós posztok, amik az aktivitást növelték. Csoportokon kívül ugyan nem lehet szavazást kezdeményezni, de azért ennek is van működő módja.
2. Hírek, érdekességek a kulisszák mögül, így kicsit bennfentesnek érezhetik magukat az olvasók.
3. Ünnepek, világnapokkal kapcsolatos posztok (pl. happy friday, augusztus 20., híresség születésnapja stb.), ünnepek, évfordulók.
4. Aktuális eseményekhez való csatlakozás (pl. foci VB. július 11-i poszt).
5. Érdekességek a rendezvényről. Ha már volt, egyszerű, ha ez az első, akkor nehezebb dolgod van. A TED-ről például sok mindent lehet posztolni:
   • érdekes előadások hírességektől (pl. a pápa előadása)
   • infografikák, statisztikák (pl. június 13.)
   • társrendezvények promótálása (pl. TEDxBudapest, vagy a TEDBenedekhegy promó), amit nagyon jó néven vesznek, és jó eséllyel posztolják ők is az oldalon a te rendezvényedet.
     A lényeg, hogy tageld be őket, hogy lássák, észrevegyék a posztodat.

6. Kommunikáld a követőtáborod növekedését! Ennek mindig örülnek a követők, hiszen érzik, hogy jó ehhez a növekvő számú közösséghez tartozni.
7. Előadók részletes bemutatása elengedhetetlen, mert a legtöbben ezért fognak jegyet vásárolni. Ezeket különös gondossággal készítsd el és időzítsd! Amit, és akit lehet, itt is tag-eld be.
8. Szponzorok folyamatos említése, de elfogadható mértékben, nem túltolva. Vedd rá őket hogy készítsenek videót miért támogatták a rendezvényt. (pl. egyik támogatónk videója) Ezt nagyon szeretik és ha szerencséd van, vagy megkéred őket, oldalaikon is meg fogják osztani a jól sikerült posztodat.
9. Egy-két kép szelfi is nagyot tud ütni, a szervezésről, az előadókról esetleg próbáról élő videó.
10. Mutasd be a helyszínt, akár más nézőpontból. Kérd meg, hogy a helyszín is ossza meg a posztod.
11. GYIK, avagy a gyakran ismételt kérdések posztjai, hogy ne kelljen mindig ügyfélszolgálatot játszanod. Minden posztodban legyen benne, hogy hol lehet a jegyhez hozzájutni, de kreatívan fogalmazd bele, ne legyél tukmálós.
12. A belépés ismertetése többször: Hol? Mikor? Hogyan?
13. Promóciós videók, esetleg élő bejelentkezések. (pl. Itt találod az egyiket.)
14. Mutasd be minél részletesebben a kiegészítő eseményeket, hiszen az élményhez hozzá tartozik. A mi esetünkben:
    • fontos volt a catering bemutatása (pl. lesz vegán étel)
    • a szelfi pont, robot bemutató, rajzolás, networking, sörcsapolás
    • kiállítók, segítők, bemutatása és a játék bemutatása. (pl. az önkénteseket bemutató poszt)
      Minden szolgáltatót „tag”-elj be, nagyon szeretni fognak!

Ha teheted, használd a „gamification” erejét, szervezz köré egy játékot. Legyen egyszerű, érthető és gyorsan elvégezhető.

Igyekeztünk jól tartani látogatóinkat.

Legyen mindig egy kapaszkodód, ha éppen nincs ötleted, legyen előre megírt általánosabb posztod, hogy ha nincs időd, akkor is legyen mit kitenned. Nem kell kitalálnod a spanyolviaszt, már ebből a cikkből is rengeteg ötletet tudsz meríteni.

Ha a posztodat olyanok like-olják, akik nem követik az oldalad, küldj nekik meghívót, ha lehet minél előbb, mert elég jó százalékban követőddé fognak válni.

Időzítés

Tapasztalatom szerint a posztolásra legjobb időpont a déli és a 4 óra körüli, de ez nagyon csoportfüggő. A hétvégi posztjaim nem futottak be nagy karriert, így nagyon nem is erőltettem.

3. Az értékesítés megkezdése

Augusztus 17-én 4 órakor indult a tényleges értékesítés, a banki engedély csúszása miatt. A weboldalon, a www.tedxgyor.com oldalon nem volt értékesítés. A kényelmesebb utat választottuk. Vásárlási rendszerként egy győri StartUp, a https://ticketninja.io/ (Szervezz rendezvényt, ami nagyot szól!) rendszerét használtuk, ami mindenképpen könnyebbséget jelentett, hiszen a banki ügyeket és gyakorlatilag egy komplett landing elkészítésének a fáradalmait levették a vállunkról. Az eredmény a https://tedxgyor.ticketninja.io/, egy kész rendszer, amit csak tölteni és használni kell!

Tanács és tipp: Csütörtök délután 4 órakor, de pénteken főleg semmilyen kampányt ne indíts, értékesítést sem, és főleg nem nyáron, mert hiába várják, a hosszú hétvége előtt elég kevesen ültek délután az irodájukban! Ezért is tartott az értékesítés 13 napig, bár mások azzal nyugtattak, hogy ez egy nagyon jó eredmény.

Ha tudod a pontos időpontot, azonnal készíts rá eseményt, hiszen ott valamilyen szinten tudod mérni az igényt. Ez lehet természetes, de nem mindenhol látom ezt tudatosan használni. Nekünk ez a következőképpen nézett ki a végén:

• érdeklődők (1557)
• ott lesz (216) és a 95% ott is volt
• meghívottak (105)

Az esemény alá tudsz posztolni, meg tudod osztani, meg tudsz hívni embereket és hirdetni is tudod. Ne hagyd ki!

A háttérfalat imádták a látogatóink.

A posztok elérései

Szám szerint, organikusan az utolsó 6 hétben, minden héten legalább átlag 10.000 elérése volt a posztoknak, ami jónak számít ilyen számok mellett (770 követő), ha nem hirdetsz.

A kampány során elért emberek a napi elérést figyelembe véve 123.578-at mutattak összesen, 107 nap alatt 0 elérésről indulva, ez napi átlagos 1155 elérést jelent, kerekítve. A legnagyobb elérésű nap augusztus 17-e volt 4267-tel, aminek azért is örültem, mert az értékesítés azon a napon indult.

A kampány bevétele könnyen kiszámolható, hiszen 9.000 Ft-os jeggyel számolva 100 jegyet, a végeredmény 900.000 Ft lett. Ne felejtsük el, hogy az értékesítés 13 napig tartott, amiből 6 nap hétvége volt, köszönhetően a hosszú hétvégének. Hogy ez mennyire jó, azt döntsd el magad, és ha gondolod, írd meg nekem is!

TEDxGyőr bejegyzések elérése

Leg-leg posztok, vagyis a legsikeresebb posztok elérés szerint

Azon időszakban 5-700+ közötti követőtáborral rendelkezett az oldal, amikor ezek a posztok megjelentek.

Legtöbb aktivitást kiváltó poszt:
Az összes post közül kedves előadónk, Töreky Zsuzsi bemutató posztja volt: (Itt elérhető), 7498 embert ért el, 93 reakciót, 1748 aktivitást, 1031 kattintást és 32 megosztást kapott.

A legtöbb lájk-ot
elért poszt szintén egy hölgy előadónk, Réti Virág bemutatkozása érte el: (Itt éred el), 6801 embert ért el, 126 like-ot, 468 aktivitást váltott ki és 13 megosztást kapott.

A legjobb videó
Az egyik promóciós céllal készült videó volt Dr. Feszty Dániel bemutatkozó videója (Itt nézheted meg), amelyik a 992 megtekintést és 26 megosztást tudott elérni 32 nap alatt.

Mindennek az eredménye, hiszen ez a legfontosabb

13 nap alatt az összes jegy elfogyott hirdetés nélkül és ezt követően is folyamatos volt az érdeklődés. Aki időközben el szerette volna adni a jegyét valamilyen okból, azoknak is segítettünk mindet értékesíteni.

A legfontosabbak a látogatók természetesen.

Milyen posztok után jött a legtöbb vásárló?

Ez lehet a legizgalmasabb kérdés. Csak 9.000 Ft-os jegyeink voltak, nem használtuk az earlybird kedvezményeket, amit oly sokan megtesznek. Véleményem szerint a 100 db jegy nem elég sok ahhoz, hogy hasonló akciókkal éljünk. A jövő évre már 3 – 400-as létszámmal tervezünk, akkor már ennek a lehetőségét sem szabad kizárni.

Minden nap, minden posztban igyekeztem motiválni a követőket a vásárlásra, de mindig finoman. Nem az volt a fő mondanivalója a posztoknak.

Az látható volt a vásárlásokból, hogy sokan nagyon várták már az értékesítés megkezdését, hiszen 16-án 38 db jegyvásárlás történt, gyakorlatilag indulás után pár órával. Volt, aki 1.35 perckor vásárolt jegyet. (a poszt itt elérhető)
Elért 3989 embert, 127 aktivitást, 476 kattintást, 30 like-ot, 18 megosztást

Az első teljes napon, 17-én még 25 talált gazdára, így már gyakorlatilag másfél nap után elmondhattuk, hogy az építkezés sikeres volt, hiszen a jegyek több mint fele azonnal értékesítésre került. (itt éred el a posztot)
Elért 5648 embert, 51 aktivitást, 24 like-ot, 9 megosztást.

Amiért nem volt szerencsés csütörtök délután értékesítést indítani, azért mert a hétvégén gyönyörű szép augusztusi kánikula volt, tehát, aki tehette süttette a hasát valamelyik vízparton és nem azon gondolkodott, hogy TEDxGyőr jegyet vegyen.

Ettől függetlenül még a hosszú hétvégén is 10 jegy került értékesítésre, tehát nem volt teljesen holtidő a hosszú hétvége sem, igaz egyetlen napot hagytam poszt nélkül.

Sikeresnek mondható posztok még a következők voltak 28-e 4 eladott jeggyel (a poszt), 31-én viszont 5 jegy is megvásárlásra került (Itt találod). A többi jegyet gyakorlatilag fel lehet osztani a többi napon 1-2 jeggyel. Gyakorlatilag majd minden posztra jutott vásárlás, ezért is nem szabad megállni kampányidőszakban, hiszen sohasem tudod, mikor és miért dönt valaki a vásárlásról.

Nézzétek meg az oldalon a posztokat, hátha támad egy-két jó ötleted.

Honnan jöttek vásárlóink: Természetesen kérdéseket is tettünk föl és az adatok szerint a legtöbben, 78-an Győrből érkeztek, de Budapestről, Veszprémből, Mosonmagyaróvárról, Ajkáról, Komáromból is érkeztek vendégek. A válaszadók 24%-a ismerőstől tudott a rendezvényről, a többiek a Facebookról értesültek.

Ugye már nem működik a Facebook?!
Persze ez egy költői kérdés volt, de mindenhonnan hallani, hogy már nem működik, felesleges pénzt ölni bele. Úgy gondolom, hogy sokan nem jól használják jól, ezt a platformot.
Ennélfogva és bazi nagy közhellyel élve, ha nekem sikerült, neked is fog!

A rajzokból ítélve egy sikeres rendezvényt zártunk.

A rendezvény utóélete

Maga a rendezvény fantasztikus volt! Nagyon sok pozitív és támogató visszajelzést kaptunk, amit jövőre a kampánynál természetesen fel fogunk használni. A képes posztok, illetve hamarosan a videós posztok is fenntartják az érdeklődést, de igyekszem egész évben kicsit gondozni az oldalt, hogy jövőre egyszerűbb legyen a követők aktivizálása.

Nagyon igyekeztünk hogy egy teljes élménnyel gazdagodjanak a látogatóink és hírét vigyék, hiszen számítunk rájuk jövőre is.
Ezért volt fantasztikus a vendéglátás, ezért voltak kiegészítő események, mint robotbemutató, sörbár, kolbászkóstoló, cukor bemutató, vegán ételek, DJ zene stb.

Mi lesz a jövő?
Egy nagyobb, több száz fős rendezvényt tervezünk, amit már nem lesz ilyen egyszerű megtölteni, de a visszajelzések és a jól sikerült első rendezvény fényében, azért maga a kampány valószínűleg még sikeresebb lesz.

Remélem sikerült adni egy-két ötletet az eseményed marketingéhez, a cikk után jobban tudsz tervezni, esetleg stratégiát kialakítani.
A legnagyobb tanulság, hogyha jó közösséget tudsz kialakítani, tele lesz a rendezvényed hirdetés nélkül is!

Jövőre ott a helyed! A Facebook oldalunkat itt találod!