A home office alapesetben sok ágazatban használható működési modell, de vészhelyzetben, vesztegzárban, karanténban először nem az előnyeit érezzük. A céged folyamatait át kell hangolnod távmunka lehetőségeire. Szoftverek, alkalmazások kellenek, amik segítik munkád. A Google és a Microsoft is 6 hónapig ingyenessé tett szoftvereket elsősorban találkozók, tanfolyamok online lebonyolítására. Részletes elemzésekbe nem bocsátkozok csak alaptulajdonságokat említek meg, de kezelésük egyszerű, így a munkafolyamatok könnyen átvihetők az online térbe, ha viszont nincsenek kidolgozott folyamataid, itt az idő hogy alkoss! Annyit hozzátennék, hogy ezek csak eszközök, amiket nekünk kell élettel megtölteni.

Otthoni munkára való átállás egyik kulcsa a kommunikáció, aminek a módját, mikéntjét ki kell alakítanod, hiszen:
– ha nem kommunikálsz jól a munkatársaiddal, nem fognak haladni a projektek (operatív kommunikációs és online meetingek)
– ha nem vagytok egy légtérben, jobb ügyfél kommunikációra is szükséged lesz
– ha jól akarsz haladni, pontosan és részletesen kell delegálnod a munkát, különben nem az elvárt eredményt fogod viszontlátni munkatársaidtól; ezért kell a szemléletesebb feladatleírás
– ha hatékony céget szeretnél, mindenkinek tudnia kell mi a feladata, tehát egymással is kell kommunikálniuk a kollégáidnak – hogy követelni tudj, és szeretnéd tudni megéri-e egy-egy projektbe fektetett munka, mérned is kell a dolgozók teljesítményét Ezekre rengeteg szoftveres megoldás létezik már.

Vágjunk is bele, miket vezethetsz be hirtelen a cégednél:

Kommunikáció a cégben és azon túl is!

Google Hangouts (Google classroom)

https://hangouts.google.com/
Élő közvetítés, videó konferencia, amiben egymással is tudnak kommunikálni a nézők. Online tréningekre, találkozók lebonyolítására elsőrangú eszköz egy kommunikációs platform. A Hangouts Chat csoportos üzenetküldésre, Hangouts Meet videó- és hangkonferenciára (hívásonként maximum 150 részvevővel számolva) jó.

Élő közvetítést, prezentációt tarthatsz a segítségével, amire másokat is meg tudsz hívni. A prezentációban te is látható vagy és maga a prezentáció is. Ha valakinek nincs internet elérése, akkor telefonnal is be tud kapcsolódni a konferenciába. A résztvevők egymással is tudnak kommunikálni, fotókat megosztani és emojikat bedobálni.

Működik számítógépen, androidos eszközön és Apple készüléken, így bárkivel kapcsolatba léphetsz. Több mint 8 millió felhasználó töltötte már le, tehát az első felhasználó büszke címéről már lemondhatsz. A Chat jelenleg 28 nyelvet támogat, és minden szobához legfeljebb 8000 tag kapcsolódhat.

„2020. július 1-ig minden G Suite-ügyfél használhatja a Hangouts Meet magasabb szintű funkcióit” Iskoláknak, nyelviskoláknak, tanítási szolgáltatásokkal foglalkozóknak, kitűnő alkalmazás a Google Classroom.

A működésének bemutatására már több nagyon jó videó is készült: https://www.youtube.com/watch?v=9nXRViljMzY

Költség: Használata nem ingyenes, de alig 10 euró/felhasználó (a közepes G Suite csomag). Az előfizetés még számtalan más megoldást, szoftverhozzáférést is tartalmaz, ezért mindenképpen érdemes átnézni.

Google-hangouts

Windows Teams

https://products.office.com/hu-hu/microsoft-teams/free
A Microsoft szolgáltatása egy konferenciabeszélgetésekre specializálódott programcsomag, része az Office 365 csomagnak is. Jelenleg (2020.03) 6 hónapig ingyenes ez a szolgáltatási rész, amiben már sok funkció igénybe vehető.

Többek között videó hívások, konferenciabeszélgetések, fájlmellékletek küldése, együttműködés az office dokumentumokban 300 maximális felhasználószám mellett.

Megmondom őszintén ezzel még nem dolgoztam élesben, de regisztráció után szimpatikusnak tűnt. A fizetős része nagyon sok, csoportban végezhető munkafolyamatot támogat elsősorban a cég saját termékeivel, értem itt ez alatt az Exchange, Onedrive, Sharepoint, Yammer, Planner, Stream, Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher, Bookings, Invoicing, Mileiq alkalmazásokat, szoftvereket.

Előfizetés után fel is lehet venni az értekezleteket, tárgyalásokat. Nemcsak egy videó konferencia szolgáltatás, hanem egy csoportmunka szoftver. A szoftver használatát a következő videóban nézheted meg, de sok tutorial videó is létezik. https://www.youtube.com/results?search_query=windows+teams+haszn%C3%A1lata

Költség: Az „Alap” 4,2 $/fő/hó, a „O365 Vállalati verzió” 8,8 $/fő/hó, a Prémium verzió 10,5$/fő/hó.

microsoft-teams-kep

Zoom

https://zoom.us

Az egyik legkedveltebb videókonferencia szoftver, konferencia szobákkal és telefonálási lehetőséggel. Az ingyenes verziója igen korlátozott szolgáltatásokkal 1/4-es beszélgetésekre tökéletes megoldás, de sajnos ez nem lesz neked mindig elegendő.

40 perc után újra kell indítanod a meetinget, illetve azok részleteit, tudod vele rögzíteni. Előfizetéssel már adminisztrációban, különböző jogokkal (host, co-host) többféle formátumban való mentésben, integrációkban, Skype-pal való együttműködésben, online közvetítéssel (youtube, facebook) is tud szolgálni.

Próbáld ki, nagyon sokan szeretik és használják, mi is nap, mint nap. A jó netkapcsolat azért kell hozzá, különben szétesik a találkozó. Egy jó bemutatót itt találsz: https://www.youtube.com/watch?v=xhhnWRgoRmI

Költség: Az ingyenes rész mellett a „pro” csomag 14,99$/fő/hónap, amiben gyakorlatilag minden benne van amire szükséged lehet.

zoom-videomeeting

SLACK

https://slack.com

Szintén sokan szeretik, mert egy nagyon jól használható kommunikációs alkalmazás. Mi a TEDxGyőr szervezéséhez használjuk, de használja több világcég, pl. a AirBNB, illetve HubSpot is. Természetesen, applikáció formában is elérhető, így rugalmasan alkalmazható minden körülmények között.

Cégnek, projektnek külön „Workspace”-t lehet létrehozni, majd csatornákat az egyes külön feladatoknak. Kezdeményezhetsz videómeetinget is, a folyamatos üzenetküldést is támogatja, de képeket is küldhetsz. Privát csatornákat tudsz létrehozni 1-1-es találkozóra. Jobban kereshetsz benne, mint a Facebook faladon, vagy a Messengerben vagy a Skype üzenőfalon.

Fontos, hogy ingyenes 10.000 üzenetig, ami azért lássuk be sokáig elég. Van fizetős része is, de nézd át, hogy mire van igazából szükséged. Hatékonnyá teszik az online kommunikációt és átlátható marad.

Költség: Az ingyenes rész mellett a „standard” csomag 6,67$/fő/hónap, „plus” csomag 12,5 $/fő/hónap

slack-csoportmunka-szoftver

Be.Live

https://be.live

Videókonferencia szoftver sok lehetőséggel. Már az ingyenes verzió is sok lehetőséget rejt, de a fizetős rész sokkal tovább bővíti azokat. Saját brand-re hangolt felület, több kamera, audio és videó megosztás, a közösségi hálózatokon való megosztás, mentési lehetőség, viszont a pro módban is csak 3 vendég beengedése.

Jó a template kinézete és szöveget tudsz írni a videóra. Egy pici használati segítség: https://www.youtube.com/watch?v=JKcsHDln98o

Költség: Van ingyenes változata, de ami már igazából használható az 25$/hónap díjért előfizethető.

Be-live videokonferencia

Lehetne még folytatni a sort hasonló alkalmazásokkal, programokkal, de általános használatra ezek is tökéletesek.

Ebben a táblázatban több hasonló van, sok hasznos tudnivalóval, amit Czernecki Péter állított össze. Köszönet érte!  

Ha tárgyalás után megnyered a munkát, akkor menedzselni is kell a projektet

Szoftver nélkül a kisebb-nagyobb feladatok menetét, átadását elég nehéz megoldani, főleg ha mindenki otthoni munkára kényszerül. Nincs személyes kontakt, így azokból az információkból kell dolgozni a munkatársadnak, amit a rendszered tartalmaz.

Gondolom, hogy használsz cégedben már valamifajta projektkezelőt, de ha nem, próbáld meg az alábbiak közül a szimpatikusat!

Informatikai cégként saját rendszert fejlesztettünk a saját munkafolyamatainkra. Ez is egy jó lehetőség, de nem mindenki engedheti meg magának. Átnéztem pár lehetőséget és neked is át kell, hogy tudd melyik a legalkalmasabb arra, ami a te folyamataidra illeszthető.

Első körben nézd meg a Monday.com szolgáltatását

Látványos, érthető és könnyen kezelhető, elsősorban projektkezelésre született alkalmazás. Fontos, hogy könnyen lehet benne átadni egymásnak a feladatokat, hiszen a legtöbb munkahelyen egymásra épülnek azok. Ha valaki végez egy munkafázissal, átadja a soron következő munkatársnak.

A felület támogat abban, hogy – a projekteket pontosan átlásd, anélkül hogy bárkit is meg kellene kérdezned – egymásnak könnyen átadható a feladat – jelentheted az elakadási pontokat – teendőket ütemezhetsz benne, tehát határidőnaptárként is használható – ütemezett és ismétlődő teendők felvételét is támogatja – a belső folyamataidat jól nyomon tudod követni, sablonokat tudsz belőle készíteni. Nagyon egyszerű, látványos, és jól átlátható a felülete. Ha nem vagy nagy IT guru, akkor is fogod tudni kezelni.

Költség: 5 felhasználó esetében a „Basic” 39 $/hó, a „Standard” 49 $/hó, a „Pro” pedig 79 $/hó, tehát első körben ez nem egy olcsó mulatság.

monday-com-projektkezelo-rendszer

Második körben Trello.com

Rengetegen használják és sokan a legjobb projektkezelőként tartják számon. Sokrétű szoftver.

Trello-táblákat, -listákat és -kártyákat készíthetünk benne, színezhetjük, kommenteket fűzhetünk ezekhez. A kártyákhoz, munkafolyamatokhoz, felhasználókat és munkatársakat tudunk delegálni, majd ezeket oda-vissza tudjuk küldözgetni. Triggereket, automatizmusokat is beépíthetünk, ami nagyban megkönnyíti mindennapi tevékenységünket. A táblák maguk a projektek, a listák maguk a teendők, és természetesen státuszt, csatolmányokat, plusz anyagokat és ismertetőket is csatolhatunk az egész folyamathoz.

Ha egyedül viszed a vállalkozásod, vagy ha többen dolgoztok együtt, akkor jó barátod lehet a Trello.

Költség: Alapvetően a szoftver használata egy bizonyos szintig ingyenes, jól működik az app és a program közötti szinkronizáció is. Az „üzleti lehetőségek” csomag 9,99 $/hó/fő, a vállalkozás csomag 20,83 $/hó/fő.

Hosszabb leírást az alábbi linken találsz https://trello.com/guide

 trello-projektkezelő-rendszer

Harmadik körben Asana.com + Instagantt

Egy GTD tanfolyam keretében tanultuk meg a használatát, hiszen nagyon jól illeszkedik magához a módszerhez, folyamathoz. Az Asana egy applikáció, de kiválóan működik akármilyen eszközön.

Legfontosabb ismérve, hogy remekül lehet benne leválogatni, osztályozni (fontos és kevésbé fontos feladatokra) a feladataidat, teendőidet, projektjeidet.

  • Csatornákat tudsz létrehozni különböző színjelölésekkel és a feladataidat ide tudod válogatni.
  • A csatornák címkéivel tudod átláthatóvá és kezelhetővé tenni feladataidat.
  • Meg tudod adni az elvégzés időpontját és a sürgősségét.
  • Külön csoportokat tudsz létrehozni, s ebben külön csatornákat.

Kezelése hihetetlen egyszerű. Egyszerűen tudod dobálni a feladatokat. Hogy magasabb szintre emeld a projektek kezelését, tervezését, egészítsd ki az Instagantt alkalmazással, ami remekül összeintegrált az ASANA-val. Gant diagramon a szakaszokat felelősség szerint oszthatjuk szét és remekül nyomon követhetjük a megvalósulást.
Elérhetősége: https://instagantt.com/

Költség: Első körben az ingyenes verzió is tökéletes lesz, de azért még vannak benne tartalékok a fizetős részben. A prémium 10,99 $/fő, a business csomag pedig 24,99$/fő. Az Instagant integrálása nem kerül plusz költségbe, ingyenesen elérhető.

Asana-projektkezelő

Negyedik körben justdoo.hu

Tudni kell róla, hogy eredetileg magyar fejlesztés. Ez is a GTD módszer alapvetéseire épül, tehát szintén egy egyszerű működésű programról van szó.

Távmunkára, feladatok felvételére, átadására kiválóan alkalmas. Tudod ellenőrizni kollégáid munkáit, feladatait, és alkalmas a feladatokkal eltöltött idő mérésére. A feladatokat gyakorlatilag chat-szerűen át tudjátok beszélni a rendszeren belül. Beépített és szinkronizált naptárral rendelkezik (Google Calendar) és csatolt fájlokat is el tudsz helyezni a feladatok mellé. Naprakész statisztikával rendelkezik, viszont csak részlegesen ingyenes a szoftver.

A mobil applikáció teljes mértékben szinkronizálható a gépi szoftverrel. Részletesebb bemutató a https://www.justdoo.hu/video_trening/ webhelyen elérhető.

Költség: „Egyéneknek1300 Ft/hó, a cégeknek pedig 1100 Ft/fő.

Just-to-doo projektkezelő

Ha még nem untad meg akkor ötödik a ráadás a notion.so

Már több online fórumon ajánlották a notion.so rendszerét.

Megmondom őszintén, még nem próbáltam ki, de szimpatikus volt első ránézésre a felület és a komplexitása a rendszernek. Rengeteg mindenre IS jó, ezért nézd meg saját szemeddel is!

Egy workspace CRM funkciókkal, projektkezelővel.

Költség: van ingyenes része, a személyre szóló 4 $/hó, a céges 8 $/hó/fő, és persze van egy mindent tudó, ami külön ajánlatos.

 

Notion projektkezelő

Válaszd ki a neked megfelelőt és kezdd el használni ezeket! Ha az otthon dolgozó kollégák terelgetésére mindenképpen szükség van valamilyen megoldásra, a fentiekben említett termékek aránylag olcsók, sokat tudnak és sokat segíthetnek az üzletmeneted hatékonyságán.
Hamarosan további hasznos szoftvereket mutatunk be, mert még nagyon sok hasznos kiegészítő program van, amit ismerned kell.

 

Kíváncsiak vagyunk véleményedre! Írd meg!

12 + 6 =

A szerző
Nagy Zoltán vagyok. 2000 óta teszem hatékonyabbá és szebbé a hozzánk forduló cégek arculatát, grafikai jelenlétét, online és offline. Hiszek abban, hogy a magyar vállalkozások versenyképes termékeit, a lehető legjobb marketing és design megoldásokkal lehet eladni idehaza és külföldön. Arról írok, hogyan lesz vizuális kommunikációd erősebb, egységesebb és színesebb. illetve hogyan lesz ebből több pénzed

Nem marketing csodafegyver, nem egy taktika, nem mindent megoldó eszköz, hanem a segítőtársad, a munkatársad, az útmutatód, a szabályrendszered. Segítőtársad a mindennapokban, hogy mindig úgy kommunikálj, ahogy kell, mindig olyan elemekkel dolgozz, amivel szükséges; és úgy nézzen ki minden kiadványod, reprezentációs eszközöd, autód, irodád, ahogy a könyvben le van írva.
Ha még kicsi a céged, vagy egyéni vállalkozó vagy, de nagy terveid vannak akkor ez lehet az első arculati útmutatód. Nem drága, nem bonyolult, de azok az alapok, amire feltétlenül szükséged van a mindennapi kommunikációhoz, azt tartalmazza. Egyszerűen ránézel és máris megvan milyen irányt kell követni, a grafikus csak rápillant és nem fog nagyon gondolkodni a megjelenéseden, hanem elkészíti.
Hogyan kérj ajánlatot egy nyomdától, legyen az digitális, avagy nagyobb ofszet nyomda? Mikor milyen kiadvány típusnál, melyik technológia, papír lehet az optimális választás? Ha dolgozol nyomdával, de nem érted miket írnak az ajánlatukban, akkor ez a cikk különösen hasznos lesz számodra. Néhány hasznos tippet fogsz olvasni és ezután tisztában leszel az alapokkal. Jó ha tudod, mert nyomdával mindenkinek van dolga.
Ez a cikk arra hivatott, hogy bemutassam, hogy a jelenleg hazánkban leginkább népszerű közösségi platformok közül melyeket és mire használjunk. Nem feltétlenül kell mindenhol jelen lenned, bár mindegyiken van lehetőséged az ingyenes látogatószerzésre, ezért minimális ráfordítással is látványos eredményeket lehet elérni. Nézzük a lehetőségeket:

Pin It on Pinterest

Share This